Hoe kies je een eventlocatie?

De locatie bepaalt voor een groot deel de uitstraling en sfeer van je evenement.


De ideale locatie houdt rekening met alle factoren die het succes van je evenement bepalen. Onderstaande checklist is een handig instrument om af te checken of die gedroomde locatie echt geschikt is voor je evenement.



1 - Roept de locatie de juiste sfeer bij je op?


Kan en mag je voldoende aanpassingen doorvoeren om de juiste uitstraling te bereiken? Ga indien mogelijk een kijkje nemen wanneer er een evenement plaatsvindt zodat je een goed beeld krijgt van de mogelijkheden en beperkingen van de ruimte.

2 - Is de locatie goed bereikbaar?


Is de ligging van de locatie centraal en de gemiddelde reistijd voor je gasten aanvaardbaar? Is er genoeg parkeergelegenheid bij de locatie zelf of in de dichte omgeving? Is de parking veilig? 

Is de locatie toegankelijk voor mindervaliden? Zijn er voor hen parkeerplekken bij de ingang? Is het toilet met een rolstoel bereikbaar? Zijn er hindernissen, zoals trappen? Is er een lift?

3 - Wat is de maximumcapaciteit?


4 - Is de indeling van de verschillende ruimtes gunstig?


Kun je zelf de beschikbare ruimtes met behulp van verplaatsbare wanden indelen? Kun je de ruimte uitbreiden door bijvoorbeeld een tent aan te bouwen? 

5 - Zijn er voldoende toiletten?


Per 75 gasten reken je één toilet.

6 - Is er een vestiaire?


Is de garderobe groot genoeg? Of is er eventueel een ruimte die je kunt omtoveren tot vestiaire? Is er al een systeem met nummertjes aanwezig?

7 - Ben je verplicht om gebruik te maken van vaste leveranciers?


Denk maar aan catering, muziekinstallaties, dj, ...? Moet je een uitkoopsom betalen wanneer je met eigen leveranciers wilt werken?

8 - Kun je gebruik maken van aanwezige tafels en stoelen van de locatie?


Of moet je deze via een verhuurbedrijf regelen? Zijn de stoelen geschikt om lang op stil te zitten?

9 - Beschikt de locatie over eigen audiovisuele voorzieningen en geluidstechniek


Voldoet de aanwezige installatie voor het entertainment dat je gepland hebt? Heeft de locatie een goede akoestiek? Kun je eventuele geluidsproblemen oplossen met doeken? Is er storend lawaai in de omgeving van de locatie?

10 - Ga na of de locatie verduisterd kan worden als dat nodig is voor je evenement, of juist voorzien is van daglicht.

Is het stroomnet voorzien op zwaar verbruik van elektriciteit? Of moet je aggregaten laten plaatsen?

11 - Zijn er voldoende hotelkamers beschikbaar in de omgeving van de locatie?

12 - Huur je de locatie exclusief of vinden er nog andere evenementen plaats? Hoe wordt eventuele overlast tussen partijen vermeden?

13 - Informeer naar de mogelijkheden voor de op- en afbouw van je evenement.


Je kunt de locatie hiervoor meestal een of meerdere dagen extra afhuren tegen een gunstig tarief. Is de locatie makkelijk bereikbaar voor logistieke operaties, zoals aan- en afvoer van goederen bij de op- en afbouw van het event?

Ga na of de toegangsdeuren voldoende breed zijn om het nodige materiaal binnen te krijgen. Het zou jammer zijn als blijkt dat bij de lancering van een nieuwe auto de wagen zelf niet naar binnen kan.

14 - Wat zijn de annulerings-, leverings- en betalingsvoorwaarden van de locatie? Zijn er nog andere algemene voorwaarden?


Wil je meer weten? Neem contact met ons op voor een kennismakingsgesprek.

EVENTPLANNER - EVENTSTYLER

POUR TOUS LES GOÛTS EZ

NOORDBOS 12

9790 WORTEGEM

+32 476 81 80 08

MELISSA@POURTOUSLESGOUTS.COM

OND. NR BE0721.861.033