Praktische vragen voor je feestzaal of trouwlocatie



Jullie trouwlocatie kiezen doe je op basis van enkele criteria die voor jullie belangrijk zijn. Voordat je definitieve knopen gaat doorhakken, heb je best een antwoord op enkele praktische vragen. Met dit handige vragenlijstje voor je trouw- en feestlocatie ben je alvast tiptop voorbereid.


Vragen over timing


• Is de locatie op jullie trouwdatum beschikbaar voor jullie huwelijksfeest?

• Gaat er ook een andere bruiloft of een ander feest door op jullie trouwdag?

• Vanaf wanneer kun je terecht in de zaal voor opbouw? Tot wanneer voor afbouw?

• Kun je de hele dag en avond gebruik maken van de locatie?

• Tot hoe laat kan jullie dansfeest ‘s nachts doorgaan?


Vragen over de feestruimte


• Wat is de capaciteit van de locatie – hoeveel gasten kun je er ontvangen, in jullie formule?

• Kun je een zaalplannetje krijgen, met daarop de juiste afmetingen?

• Van welke ruimte(s) en tuin(en) mogen jullie gebruik maken?

• Hoeveel privacy heb je – bijvoorbeeld als er nog andere feesten op die dag zijn?

• Beschikt de feestzaal over voldoende stoelen en tafels?

• Kun je deze eens zien?

• Wat zijn de afmetingen van de tafels?

• Kunnen jullie bij mooi weer naar buiten?

• Is er een mooie plek om foto’s te maken?

• Hoe verloopt jullie feest wanneer het zou regenen?

• Hoeveel toiletten zijn er aanwezig?

• Is er voldoende parkeergelegenheid?

• Is er een vestiaire?

• Is de locatie kindvriendelijk?

• Zijn kaarsjes toegestaan in verband met brandveiligheid?

• Mag er confetti of rijst gestrooid worden?

• Zijn alle audiovisuele diensten (geluidsboxen, verlichting voor de dansvloer) aanwezig?

• Is er een dj inbegrepen in de prijs?

• Is er een dansvloer aanwezig?

• Is er een podium, micro en projector aanwezigg voor eventuele speeches?

• Welke decoratie is inbegrepen in de zaalhuur?

• Mag je een keer komen kijken wanneer de locatie is opgebouwd voor een ander trouwfeest?

• Is er een ruimte waar jullie je even kunnen terugtrekken, tussen receptie en avondfeest?

• Is er een proefmenu? Wat is de kostprijs hiervan?

• Is er een kluis aanwezig?

• Wanneer moet de tafelindeling worden doorgegeven?

• Zijn er faciliteiten voor kinderen? (Speelhoek, kleurplaten, slaapgelegenheid etc.)

• Tot hoe laat is de locatie beschikbaar?

• Is er mogelijkheid tot overnachting?


Vragen over de organisatie


• Is jullie contactpersoon zelf aanwezig op de dag van jullie feest?

• Werkt de locatie samen met vaste cateraars of kan je zelf kiezen?

• Hoe maak je de reservatie definitief?

• Hoeveel mensen zullen er in de bediening meehelpen op het trouwfeest en/of bij het diner?


Vragen over de kosten


• Wat is de prijs voor zaalhuur, en wat zijn de eventuele bijkomende kosten?

• Is de zaalhuurprijs lager op andere dagen tijdens de week (bv donderdag, vrijdag of zondag)

• Hoe is de locatie verzekerd in verband met diefstal en ongevallen?

• Moet je zelf nog een verzekering afsluiten?

• Hoeveel voorschot vragen jullie?

• Wat zijn de algemene voorwaarden als je wilt annuleren?

• Is de manager of jullie contactpersoon ook aanwezig op de trouwdag?

• Wanneer volgt de afrekening van het feest?

• Welke dranken zitten er inbegrepen in de prijs? (zware bieren, sterke dranken, cocktails)


Tip: Vraag of je een keer kunt komen kijken als de locatie is opgebouwd voor een bruiloft. Zo krijg je een idee van hoe de locatie er eventueel uit komt te zien.


Print deze vragenlijst af en overloop deze bij élk locatiebezoek.


Hulp nodig bij de organisatie van jouw special moment? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.


Veel liefs,

Melissa

EVENTPLANNER - EVENTSTYLER

POUR TOUS LES GOÛTS EZ

NOORDBOS 12

9790 WORTEGEM

+32 476 81 80 08

MELISSA@POURTOUSLESGOUTS.COM

OND. NR BE0721.861.033